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Zettelwirtschaft landet im Müll - Die Buhck Gruppe entscheidet sich für eine IT-Lösung zur elektronischen Belegverwaltung

Die Buhck Gruppe hatte bei der Belegverwaltung mit einer wahren Papierflut zu kämpfen. Durch die Nachweispflicht bei der Rechnungsstellung entsteht viel Papier: Es müssen Nachweise über das Volumen, die Menge an Containern oder das Gewicht erbracht werden. So kommen pro Auftrag viele Papierdokumente zusammen: Wiegenoten, Fahraufträge, Begleitscheine usw.

Um den Verwaltungsaufwand und die Verzögerungen bei der Rechnungslegung zu reduzieren, suchte die Buhck Gruppe nach Alternativen und wurde bei der Vater Unternehmensgruppe fündig: Der IT-Dienstleister aus Norddeutschland hat eine speziell auf die Entsorgungswirtschaft zugeschnittene IT-Lösung entwickelt, die das bestehende ERP-System mit einem DMS-System, in diesem Fall DocuWare, verknüpft und der Papierflut ein Ende bereitet. Außerdem ist nun eine revisionssichere elektronische Nachweis- und Rechnungsarchivierung möglich.
Mit der neuen Lösung entfällt das zeitaufwendige Sammeln der verschiedenen Formulardurchschläge. Jetzt wird an der Waage und der Annahmestelle der Lieferschein ausgedruckt und fertig unterschrieben eingescannt. Dadurch stehen den Mitarbeitern der Buchhaltung sämtliche Formulare in elektronischer Form sofort zur Verfügung. Der Clou: Die IT-Lösung führt alle zusammengehörenden Formulare und weitere im Archiv hinterlegte Dokumente wie etwa Fahraufträge, Wiegescheine und sonstige Begleitpapiere für die Rechnungsstellung automatisch zusammen. Die einzelnen Bestandteile der Rechnung werden an einen RICOH-Drucker gesendet, der sie komplett zusammengeheftet ausgibt. Die fertigen Rechnungen können auch an ein Kuvertiersystem weitergeleitet werden, das die Rechnungen automatisch in Briefumschläge verpackt, frankiert und in einem Postkorb versandfertig bereitlegt. Spezielle Kundenanforderungen an die Rechnung (z. B. nur Fahraufträge oder nur Wiegescheine) werden vom System ebenfalls berücksichtigt. Und noch während das System die einzelnen Teile der Rechnung zusammenstellt, wird eine Kopie in einem elektronischen Archivierungssystem gesichert.
Die Vorteile im Vergleich zur alten Methode liegen auf der Hand: In der Vergangenheit wurden die Papierdokumente auf Durchschreibeformularen erstellt. Für die Rechnung mussten alle Belege mit viel Aufwand händisch zugeordnet und jede einzelne Position durch einen Mitarbeiter abgeglichen werden. Da diese Durchschläge von den Fahrern oder den Wiegemeistern erst abends oder am nächsten Tag zur Verfügung gestellt wurden, kam es bei der Rechnungsstellung häufig zu Verzögerungen. Neben dem Wegfall der teuren Formulare spart die Buhck Gruppe mit der neuen Lösung schon allein durch die Prozessoptimierung viel Zeit und damit Geld. Das Personal kann so wieder verstärkt mit den Kernaufgaben des Unternehmens betraut werden. Bemerkbar machen sich zudem auch die Kosteneinsparungen durch den auf ein Viertel reduzierten Formularverbrauch.

Auf die Entsorgungswirtschaft kommt ab dem 1. April 2010 die gesetzliche Neuerung eines festgelegten elektronischen Nachweisverfahrens mit elektronischen Dokumenten und Signaturen zu. Auch dafür ist das System schon heute ausgelegt. Nach einer einfachen Anpassung erfolgt das Ausdrucken der Rechnung nicht mehr auf einem Drucker, sondern direkt in eine Bilddatei, die dann mit einer Signatur versehen wird und versendet werden kann.

Die Vater Unternehmensgruppe kann sich über den Erfolg der Lösung freuen – es liegen bereits weitere Anfragen aus der Abfallwirtschaft nach dem kosten- und zeitsparenden System vor.

 

 

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