IT-INFRASTRUKTUR-REFERENZ - Wir wollen doch nur drucken

Drucklösung für HBK Dethleffsen

Wir wollen doch nur Drucken

Von Drucklösungen, Redesign der IT-Infrastruktur, Service-Verträgen und App-Entwicklung: Die Vater Gruppe sorgt für reibungslose Abläufe bei HBK Dethleffsen. Einführung eines zentralen Druck-Workflows für eine AS400-Umgebung mit Unterstützung der Output-Management-Spezialisten von Vater.

Trend-Themen wie Internet of Things, Big Data oder Arbeiten 4.0 beherrschen die Medien und lassen einen vermuten, dass sie für Unternehmen höchste Priorität haben. Schaut man in den Arbeitsalltag mittelständischer Unternehmen, so stellt man allerdings fest, dass die Praxis anders ausschaut. Es gibt viele elementarere Themen, die eine erhebliche Auswirkung auf die Prozesse, die Qualität und die Kosten im Tagesgeschäft haben. Drucken gehört dazu. Unternehmen mit einem hohen Dokumenten-Output müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Dokumente von Rechnungen über Briefe bis hin zu Verträgen korrekt gedruckt, verteilt und bei Bedarf revisionssicher archiviert werden.

So auch beim Baustoffhandel HBK Dethleffsen. Das inhabergeführte Unternehmen in 8. Generation mit seinen Standorten in Bredstedt, Flensburg und Treia hat täglich ca. 800 Rechnungen und 1.000 Lieferscheine zu bewältigen. Dazu kommen Angebote, Auftragsbestätigungen, Ladepapiere und Kommissionsscheine. 125.000 Seiten werden im Monat auf durchschreibfähigem Papier auf verschiedenen Ricoh-Laserdruckermodellen ausgegeben. Dank der einheitlichen Schachtsteuerung über alle Systeme kein Problem.
„Drucken wird häufig unterschätzt", weiß Thomas Muhl, IT-Leiter von HBK Dethleffsen aus eigener Erfahrung. Das bestätigt auch der Output-Management-Spezialist Stephan Timm von Vater. „Oftmals wird Drucken in Prozessketten nicht berücksichtig. Es wird nicht bis zum Ende gedacht."
HBK Dethleffsen hat mit Unterstützung von Stephan Timm bis zum Ende gedacht und heute wird ‚einfach nur gedruckt'. Auf den Weg gemacht hat sich das Unternehmen bereits 2010.

Von IPDS und anderen Herausforderungen

Die IT-Landschaft bei HBK ist geprägt durch ihre AS400. Hierüber stoßen die Anwender die unterschiedlichsten Druckprozesse unternehmensweit, auch für die entfernten Standorte, an.
Jahrelang erfolgte die Druckausgabe von der AS400 klassischer Weise auf Matrixdruckern. Bis diese in die Jahre kamen und man sich bei HBK Gedanken über Alternativen machte. Grundsätzlich war klar: Laserdruck soll Nadeldruck ablösen. „Für diese Entscheidung sprachen gleich mehrere Faktoren", so Thomas Muhl. „Neben dem besseren Druckbild und einem niedrigeren Geräuschpegel waren vor allem die Zukunftsfähigkeit und die Verringerung der zu betreuenden Geräteanzahl ausschlaggebend." So war für eine Abteilung nur noch ein Gerät für alle Aufgaben (Kopieren, Scannen, Faxen, Windows-Druck, AS400-IPDS-Druck) erforderlich.

Die AS400 garantiert durch sein IPDS Protokoll (Intelligent Printer Data Stream) einen sicheren und vollständigen Druck. Sollte es beim Druckprozess zu Schwierigkeiten kommen, so ist ein Seiten-genaues Wiederaufsetzen von Druckjobs möglich. Anders als bei klassischen Netzwerkdruckern: Ist der Druckjob hier beispielsweise durch einen Fehler am Drucker oder durch Papierstau gestört, so ist oft der ganze Druckjob verloren. „Da wir standortübergreifend Druckaufträge auslösen, war es für uns eine elementare Anforderung, dass eine 100-prozentige Kontrolle über den Druck sichergestellt ist", erklärt Thomas Muhl. Nicht nur, dass die Laserdrucker mit einem IPDS-Modul ausgestattet sein mussten, es musste auch auf Seiten der AS400 eine Druckaufbereitung für den Laserdruck vorgenommen werden.
Der Druckaufbereitungsprozess, der von der Firma mmp400 stammt, konnte in das Konzept von Vater eingebunden werden und wurde in 2012 umgesetzt.

Dokumentenprozesse optimieren

Nach der Einführung der neuen Drucker/Multifunktionsgeräte sah HBK in der Prozesskette „Erstellung, Erfassung, Speicherung sowie Abrufen und Ausdrucken von Dokumenten" weitere Optimierungsmöglichkeiten. Heute

  • wird der Dokumentenerfassungsworkflow über die Scanlösung Nuance AutoStore von Ricoh abgebildet. Über die Ricoh-Multifunktionsgeräte ist eine flexible Erfassung der Dokumente möglich. Anschließend können die Dokumente an beliebige Ziele weitergeleitet werden, so auch an das eingesetzte Dokumentenmanagement-System.
  • werden mit Streamline NX von Ricoh zentral kostensenkende und betriebsoptimierende Druckregeln zur Effizienzsteigerung von Prozessen definiert.
  • kann sich jeder Mitarbeiter mit seiner Karte am Card Reader des Ricoh Multifunktionssystems identifizieren, um seine Aufträge zu drucken oder seine Dokumente zu scannen. Letztere können anschließend mittels einer direkten Adress-Datenbankabfrage an die AS400 gleich an Kunden oder Lieferanten versendet werden. So entfallen überflüssige Drucke/Kopien und Arbeitsschritte.
  • werden zahlreich Belege gar nicht mehr physisch ausgegeben, sondern direkt der digitalen Verarbeitung zugeführt.

Bei all den Optimierungsprozessen wurden die Mitarbeiter von HBK eingebunden. „Es ist wichtig, die Anforderungen der Nutzer in der Konzeption zu berücksichtigen", so Stephan Timm. Auch ein anschließendes Coaching am Arbeitsplatz hält er für unerlässlich. „Wir haben viele Neuerungen auf den Weg gebracht. Die Anwender sollen für sich erkennen, welche Arbeitserleichterungen diese Prozesse mit sich bringen."

Drucklösung mit Ricoh

 

Fit für die Zukunft

Das stetig wachsende Datenvolumen veranlasste HBK 2016 zu einem Redesign der IT-Infrastruktur, um absehbare Engpässe zu vermeiden. Die neue Infrastruktur sollte ein Höchstmaß an Investitions- und Zukunftssicherheit bieten und mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen. Vater entwickelte in enger Abstimmung mit HBK das entsprechende Konzept und realisierte die nachfolgenden Punkte:

  • Neustrukturierung und Konsolidierung der vorhandenen VMs. Als zusätzliche Absicherung dient ein Host im „Cold-Standby-Modus".
  • Migration des Microsoft Exchange Servers und der bestehenden E-Mail-Konten während des laufenden Betriebes, wobei ein ständiger Zugriff auf alle Daten gewährleistet sein musste.
  • Einführung des DFS (Distributed File System), um den Administrationsaufwand zu reduzieren. Beim DFS werden die im Netz verteilten Verzeichnisse zu ganzheitlichen Verzeichnisstrukturen zusammengestellt. Auch wenn sich diese Verzeichnisse dem Anwender als einheitliche Struktur darstellen, so können sie sich trotzdem auf unterschiedlichen Speichern befinden.
  • Optimierung des Active Directories
  • Komplette Erneuerung des Netzwerkdesigns mit dem Ziel, die Performance zu steigern, die Sicherheit zu erhöhen und den Administrationsaufwand zu senken.
  • Aufbau eines Firewall-Cluster-Betriebes

Flexibel, kompetent, individuell – der Vater Service

Alle drei Standorte werden von nur 1,5 IT-Mitarbeitern betreut. „Wir wollen viel selber machen und wir können auch viel selber machen", erklärt Thomas Muhl. Aber bei der Komplexität der IT könne man die Detailtiefe für alle Themen hausintern gar nicht vorhalten. Darum konzentriert sich das HBK-Team auf seine Kernkompetenz – das AS400-Umfeld. „Für den Rest haben wir Partner an unserer Seite." Seit diesem Jahr gibt es einen Service-Vertrag mit Vater. „Hier gibt es nicht nur Spezialisten, auf die wir zugreifen können. Wir können auch Urlaube oder den krankheitsbedingten Ausfall abfedern, da das Vater-Team aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit die Prozesse kennt."
Um im Falle eines Falles aber auch eingreifen zu können, falls es mal „brennt", findet ein ständiger Know-how-Transfer zwischen Vater und HBK statt.

Erfolgsfaktor Mensch

Seit mehr als 5 Jahren arbeiten HBK und Vater nun zusammen. Dabei ist über die Jahre eine vertrauensvolle Partnerschaft entstanden. Dass es dabei fachlich stimmt, ist selbstredend. „Aber", betont Marko Lehmann von HBK, „den Unterschied macht der Mensch." Das ist dem Traditionsunternehmen an der Westküste sehr wichtig. Mit Stephan Timm haben sie den richtigen Partner gefunden. Ein Know-how-Träger. Ein Freund der klaren Worte. Ein Kümmerer, der bei Problemen auch mal alle Beteiligten an einen Tisch holt. „Kurz nachdem wir auf die Laserdrucker umgestellt haben, tauchten massive Druckprobleme auf", erinnern sich Marko Lehmann und Thomas Muhl. Dabei habe man im Vorwege intensiv getestet und alles lief reibungslos. Auf Betreiben von Vater kamen alle an einen Tisch – bis hin zum Papierlieferanten. Es stellte sich heraus, dass der Papierlieferant das Papier gewechselt hatte. Die gelieferte Charge entsprach nicht mehr den Anforderungen und führte somit zu Druckproblemen.
„Im Vordergrund stand für Stephan Timm die gemeinsame Ursachenforschung", betont Marko Lehmann. Das zeichne auch heute noch die Zusammenarbeit mit Vater aus: Es gelte immer, eine Lösung zu finden.
Aber auch neue Ideen und Optimierungsmöglichkeiten werden regelmäßig in gemeinsamen Strategiemeetings erarbeitet. „Mitdenken und Vorausdenken" sind für Stephan Timm selbstverständlich. So entstand auch die Idee für die Entwicklung einer App, die bei der bildlichen Dokumentation im Lieferprozess unterstützen soll.

Und App geht's

Zukünftig wird bei HBK nicht nur die Warenübergabe bestätigt, sondern auch der Zustand der Ware dokumentiert. Am Lieferort scannt der Mitarbeiter mit der HBK-App den PDF 417-Code der Lieferpapiere, so dass die Kunden-, die Lieferanten- und die Vorgangsnummer sowie die Belegart als Basisdaten für den Vorgang erfasst sind. Die anschließend erstellten Fotos der Ware werden dem Vorgang automatisch zugeordnet. Kommen die Fahrer von ihren Auslieferungstouren zurück, erfolgt an den Standorten per WLAN eine Synchronisierung und die Bilder werden zu den entsprechenden Vorgängen ins Dokumentenmanagement-System übertragen.
Ein weiterer wichtiger Schritt zur Qualitätssicherung und eines optimierten Reklamationsmanagements.

Eins ist aber sicher: Nach 5 Jahren Zusammenarbeit kann HBK nun mehr, als einfach nur drucken.

Kontakt

Stephan Timm
Tel. 040 299935-73
stimm@vater-gruppe.de 

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