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PDF statt Papier. Mit DokBoks kein Problem! Unsere Dokumenten Management und Archivierungslösung

Bei Fotos, Filmen und Musik ist es heute eigentlich für jedermann selbstverständlich, die Daten digital zu verwalten. Bei Dokumenten im Büro herrscht hingegen oftmals „Zettelwirtschaft". Dabei ist auch das mit wenig Aufwand und in wenigen Schritten erfolgreich umsetzbar mit DokBoks, der Dokumenten Management und Archivierungslösung von Vater.

So klappt es.

Schritt 1: Machen Sie aus dem Papier durch Scannen ein PDF.
Schritt 2: Speichern und verwalten Sie die Dokumente, damit sie leicht auffindbar sind.
Schritt 3: Archivieren Sie die Dokumente.
Schritt 4: Durch eine Verschlagwortung können Sie gezielt nach Ihren Dokumenten suchen.

Dabei ist darauf zu achten, dass die GoBDs, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff im vollen Umfang eingehalten werden.

Mit wenig Aufwand und in wenigen Schritten zum PDF statt Papier

Was heißt dies konkret für Sie?

Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBDs erfüllt. Die Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Softwareseitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden.

  • Geordnete Ablage
  • Reibungslose Prozesse
  • Gesetzesvorgaben erfüllen
  • Kosten senken
  • In der Cloud
  • On Premise

Wir haben die Lösung: DokBoks

DokBoks ist eine Komplettlösung, die aus Hardware installierter Software und Dienstleistung besteht. DokBoks wird Ihnen fertig installiert und vollständig administrationsfrei geliefert. Es ist Ihr „digitaler Aktenschrank", der als „Plug-and-play"-Komponente einfach in Ihr bestehendes Netzwerk eingebunden wird. Einfach, intuitiv und nahezu schulungsfrei zu bedienen.
Durch die schnelle Einbindung und einfache Handhabung steht einem sofortigen Einsatz nichts im Wege. DokBoks steht in Ihren Räumen und verwaltet und archiviert Ihre Dokumente und Dateien.
Mit DokBoks Professional setzen Sie auf eine ausbaufähige Variante und sind somit für die Zukunft gewappnet!

Die optional erhältlichen Zusatz-Module stellen je nach Anforderung eine sinnvolle Ergänzungen dar:

  • DocuWare Connet to Mail

Geordnete Ablage von E-Mails integriert in Microsoft Outlook. Zugriff auf archivierte Mail innerhalb der Outlook-Oberfläche.

  • DocuWare Mobile

Dokumentsuche und -anzeige auf mobilen Endgeräten mit iOS, Android oder Windows Phone Betriebssystem. Ggf. erforderliche Apps können kostenlos von den jeweiligen App-Stores geladen werden.

Die aufgeführten DocuWare Zusatz-Module sind nicht im Angebot enthalten.

Ihr Ansprechpartner:

Jörg Riemann
Mobil 0175 4248438
jriemann@vater-gruppe.de

Stephan Timm
Mobil 0171 6522930
stimm@vater-gruppe.de