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Prozessorientierte Organisation – Schaffung von Standards

Im ersten Artikel unserer Blogreihe „Prozessorientierte Organisation“ sind wir auf die unterschiedlichen Dimensionen von Organisationsformen und ihrer Bedeutung für Unternehmen eingegangen. Der Fokus lag dabei insbesondere auf der horizontalen, prozessorientierten Organisationsform, da diese einen holistischen Ansatz verfolgt und somit mehr Synergieeffekte schaffen kann. In diesem Artikel zeigen wir, welche Schritte auf dem Weg zur prozessorientierten Organisation zu meistern sind und stellen zwei mögliche Wege vor, mit denen Unternehmen einen höheren Qualitätsmanagementstandard erreichen können.

Die Prozessoptimierung findet in der Literatur häufig ihren Ursprung als Teil des Qualitätsmanagements. Denn: die Optimierung und Beibehaltung von Qualitätsstandards bei Prozessen, Ressourcen und Produkten kann zu Wettbewerbsvorteilen führen. Sei es durch die Reputation der Produktqualität oder durch die Kosteneinsparungen mithilfe von optimierten Prozessen und Ressourcen.
Dieser Logik folgend sollte die Etablierung eines Qualitätsstandards für Unternehmen stets erstrebenswert sein. Doch wie können Unternehmen einen solchen Qualitätsstandard etablieren?

Vision und Strategie entscheiden über das Prozessmanagement

Einfach den bekanntesten Ansatz für Qualitätsmanagement oder Prozessoptimierung zu wählen, ist zwar leicht, aber selten zielführend. Es sind vielmehr die Vision und die Strategie des Unternehmens selbst, die im Auswahlprozess für ein entsprechendes Qualitätsmanagement an erster Stelle berücksichtigt werden sollten. Denn Prozessoptimierungen bedeuten immer auch strukturelle Veränderungen im Unternehmen. Und wie man bereits aus dem Change-Management weiß, müssen Veränderungen von der ganzen Organisation getragen und vor allem gelebt werden, um erfolgreich zu sein.
Im Kontext des Qualitätsmanagements gibt es daher zwei Wege, einen gewünschten Qualitätsstandard zu erreichen: Zum einen über eine evolutionäre, kontinuierliche Verbesserung und zum anderen über einen radikalen Neubeginn wie zum Beispiel mittels des Business Process Reengineering. 

Kontinuierliche Verbesserung funktioniert am besten in einem konservativen Umfeld

Die evolutionäre, kontinuierliche Verbesserung wird häufig mit dem Demingkreis (Plan, Do, Check, Act) in Verbindung gebracht. Das ist auch richtig so, denn der Demingkreis unterstreicht in seinem Ablauf das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung. Es wird zuerst analysiert, designed und geplant. Dann wird in kleinen Schritten umgesetzt. Die Umsetzung wird überprüft und aufs Neue analysiert. Bekannte Methoden wie Kaizen, Lean Management, ISO9000 oder Total-Quality-Management (TQM) bauen ebenfalls auf diesem Schema auf. 
Diese Vorgehensweise ist ideal, wenn finanzielle Ressourcen schonend eingesetzt werden sollen und/oder kein Zeitdruck vorliegt. Zudem können mittels dieser Vorgehensweise Mitarbeitende langsam von den Veränderungen überzeugt und in den Verbesserungsprozess eingebunden und mitgenommen werden, was zu einer höheren Akzeptanz und Zufriedenheit führt. Diese schrittweise Verbesserung sorgt zudem für eine gut kalkulierbare Planung.

Eine Neugestaltung der Prozesse ist anspruchsvoll - budgetär und organisatorisch

Ein anderes, weitaus radikaleres Konzept bietet das Business Process Reengineering. Im Gegensatz zur evolutionären, kontinuierlichen Verbesserung handelt es sich hierbei eher um ein Großprojekt. Im Wesentlichen geht es um die Betrachtung von Geschäftsprozessen, die im Rahmen einer Neugestaltung das größte Optimierungspotential für das Unternehmen bieten können. Dabei kann der Begriff der Neugestaltung z.B. auch für die Verwendung innovativer neuer Technologien stehen. Nach einer tiefergehenden Analyse wird für die ausgewählten Geschäftsprozesse ein neues Prozessmodell entwickelt und im Unternehmen implementiert.
Es handelt sich also um ein sehr zeit- und ressourcenaufwändiges Vorhaben, welches in einem individuellen Prozessmodell mündet. Diese Vorgehensweise bietet sich in der Regel eher für größere Unternehmen an, denen ein entsprechend großes Budget und ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen.

Fazit

Neben zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen mit zahlreichen Methoden ist für die prozessorientierte Organisation die Schaffung eines Qualitätsstandards unerlässlich. Dessen Wirksamkeit hängt aber nicht von der gewählten Methode und deren Ruf oder Nutzungs- bzw. Verbreitungsgrad in der Unternehmenswelt ab. Viel entscheidender ist, dass ein Qualitätsstandard individuell an die gesamte Organisation mit ihrer Vision, ihren Werten, den technischen Rahmenbedingungen sowie auch den Mitarbeitenden angepasst wird und auf ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Prozessmodell hinausläuft. 

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