DMS-Prozesse in einer modernen Arbeitswelt

Warum ist Document Processing für einen New Work Ansatz so wichtig?

Das Thema Document Processing ist nicht neu. In der Vergangenheit wurden in vielen Unternehmen allerdings eher Projekte zur Prozessoptimierung umgesetzt. Der digitale Workflow – ohne Medienbruch – wurde dabei ein Stückweit außer Acht gelassen, weil viele Arbeitsabläufe zur Not auch in Papierform umsetzbar waren. Die Corona Pandemie hat diese Schwachpunkte aufgezeigt und den Handlungsbedarf verschärft, um die Arbeit aus dem Home-Office heraus uneingeschränkt zu erledigen. Bei allen drückt auf einmal der „digitale Schuh“.  

Darüber hinaus gibt es einen starken Wettbewerb um gute Fachkräfte. Viele potenzielle Mitarbeitende erfragen im Bewerbungsprozess wie innovativ die Unternehmung arbeitet. Für Unternehmen bietet sich hier die Chance durch smarte Workflows Talente für die Zukunft an das Unternehmen zu binden. Auch der Faktor Nachhaltigkeit spielt im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro eine immer wichtigere Rolle für das Image von Unternehmen.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich die Einführung von Document Processing und was sind typische Anwendungsbeispiele?

Unabhängig, ob es sich um große Konzerne oder kleine und mittelständische Unternehmen handelt, gibt es zahlreiche Anwendungsfälle, bei denen das Thema Document Processing eine Rolle spielt. Das Handling der Eingangs- und Ausgangsrechnung oder auch der On- und Offboarding Prozess in der Personalabteilung sind nur zwei von vielen branchenübergreifenden Bereichsbeispielen, in denen die Digitalisierung von Prozessen eine immer höhere Relevanz bekommt. Lediglich der Workflow und die Anbindung von weiteren Systemen, wie z. B. SAP, unterscheidet sich.

Welche Vorteile ergeben sich und wie lassen sich diese quantitativ messen?

Es gibt zahlreiche Vorteile. Bei einem von Vater IT geführten Projekt zur Digitalisierung der Eingangs- und Ausgangsrechnung eines Kunden konnten beispielsweise durch den Wegfall von organisatorischem Aufwand jede Woche 2,5 Personentage eingespart werden. Der Wegfall dieser, in diesem Fall sehr monotonen und wenig produktiven Arbeit, hatte gleichzeitig einen positiven Effekt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Durch das zentrale Repository und die Durchsuchfunktionalität der Dokumente sind Beschäftigte schneller auskunftsfindig. Das vermittelt Kompetenz und professionelles Auftreten - nach innen und außen. Darüber hinaus konnte in dem Projekt die Durchlaufzeit von 10 Tage auf 3-4 Tage reduziert werden. Das Unternehmen hat so die Möglichkeit erhalten, Skonti zu ziehen, weil Fristen eingehalten werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kosten für das Handling einer Papier-Rechnung (ca. 30€) durch ein intelligentes Document Processing um circa 75% reduziert werden können.

Ein letzter, aber nicht zu vernachlässigender Punkt, ist die revisionssichere Archivierung. Die angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.

Wie schnell lässt sich ein Document Processing Projekt umsetzen?

Die Projektdauer hängt stark von den Geschäftsvorfällen und der jeweiligen Komplexität ab. Vater IT hat beispielsweise für einen Kunden in einem kleinen ad-hoc Projekt innerhalb von 10 Tagen den Rechnungslauf digitalisiert, weil alle Mitarbeitenden durch die Corona-Auflagen remote arbeiten mussten. Je nach Anzahl der Buchungskreise und Mandanten kann solch ein Projekt aber auch bis zu 4 Monate dauern. Weitere Features wie digitale und rechtsgültige Unterschriften, Vertragsalarm durch Wiedervorlage zu Vertragslaufzeiten, Push-Nachrichten bei neuen Informationen zum Dokumenten-Status oder ein neu eingegangenes Dokument lassen sich ohne Programmieraufwand umsetzen, haben aber natürlich Einfluss auf die Länge des Projekts.

Wieviel Modernisierung verträgt eine Organisation auf einmal?

Es gibt branchenübergreifend eine Handvoll Standardprozesse, die sich sehr gut nacheinander umsetzen lassen, ohne die Unternehmung zu überfordern. Ein guter Ansatz ist: „think big, start small!“. Man sollte also das Gesamtziel im Blick behalten, aber mit einem kleinen Piloten starten und die Erfolge für alle sichtbar machen. Auf diesen Erfolgen lassen sich dann weitere Digitalisierungsvorhaben gut aufsetzen.

Welche Milestones und Arbeitspakete sind bei einer Einführung von Document Processing relevant?

Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen. Kleine und mittelständische Unternehmen bevorzugen häufig einen pragmatischen Ansatz. In diesem Fall installiert Vater IT dann die Technik und zeigt in einem Workshop dem End-User den Look & Feel. In diesem Workshop werden dann teilweise schon erste Anforderungen aufgenommen und direkt implementiert – ganz ohne Coding-Aufwand. So kann schnell User-Feedback eingesammelt und die Akzeptanz des Nutzers für die spätere Nutzung erhöht werden. Großunternehmen wünschen häufig vorab ein Fach-, und später ein Datenverarbeitungskonzept. Letztendlich richtet sich das Team von Vater IT dabei ganz nach den Kundenwünschen.

Was sind Erfolgsfaktoren für die Projektumsetzung bzw. was sind klassische Fallstricke?

Ganz klar steht und fällt das Projekt mit dem Commitment der Geschäftsführung bzw. dem Management die Unternehmung nachhaltig zu digitalisieren. End-User sollten frühzeitig auf die Änderungen vorbereitet und in das Projekt eingebunden werden. Die frühe Gewöhnung an digitale Workflows und den neuen Look & Feel der Lösung sollte über den Projekt- oder Change-Manager sichergestellt werden. Der Befähigungsaufbau der End-User sollte nicht zu kurz kommen. Das Üben eines Testfallkatalogs kann vor dem Go-Life einzelnen Mitarbeitenden Sorgen über die neue Arbeitsweise nehmen und die Mehrwerte aufzeigen.   

Den Mitschnitt der gesamten DiWiSH New Work Fachgruppen Veranstaltung finden Sie hier: