Digitalisierte Geschäftsprozesse mit RIDX

Im Rahmen der digitalen Transformation gehen immer mehr Unternehmen dazu über ihren Posteingang und Postausgang zu digitalisieren, um so Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und sich zukunftsorientiert zu präsentieren. Durch den Wandel der Arbeitswelt mit neuen Arbeitsmodellen wie dem mobilen Arbeiten und Home-Office, ist es essenziell, auch die Hauspost digital abbilden zu können, um produktives Arbeiten zu gewährleisten.  
Im Interview mit Jörg Riemann, Senior Document Processing Consultant der Vater Business IT GmbH, erfahren Sie, warum die Umstellung auf digitale Posteingangs- und Postausgangsprozesse sinnvoll ist und inwiefern Unternehmen von dieser Prozessoptimierung profitieren können.

Wie sehen die üblichen Postausgangsprozesse in Unternehmen aus?

Jörg Riemann: In der Regel wird die Ausgangspost zunächst im internen ERP-System erstellt, kontrolliert, freigegeben, ausgedruckt und danach ggf. archiviert. Abschließend wird diese dann noch kuvertiert, frankiert und schließlich zur Poststelle gebracht. Dabei fallen pro Dokument im Postausgang Kosten in Höhe von circa 2 bis 3 Euro an.

Und wie läuft es bei der Eingangspost ab?

Jörg Riemann: Die meisten Unternehmen weisen ähnliche Posteingangsprozesse auf, wenn es um das Empfangen von Rechnungsdokumenten geht. Zunächst wird die Rechnung weitergeleitet, dann von der Buchhaltung sortiert, kopiert und zugeordnet, um richtig erfasst werden zu können. Im nächsten Schritt folgen dann das Kontieren und Buchen sowie weitere Klärungs- und Prüfungsprozesse, oftmals noch über die Postmappe, bis die Rechnung schlussendlich bezahlt und archiviert werden kann. Hierbei fallen pro eingehender Rechnung Kosten in Höhe von circa 15-20 € an.

Welche Lösung zur Digitalisierung dieser Prozesse bietet Vater IT?
 
Jörg Riemann: Durch die langjährige Erfahrung unserer Competence Teams im Bereich Document Processing sind wir bestens aufgestellt, um passgenaue Lösungen für die individuellen Anforderungen von Unternehmen zu erstellen. Hierbei setzen wir vertrauensvoll auf das Unternehmensnetzwerk TRAFFIQX und die darin enthaltene Lösung Ricoh IDX (kurz: RIDX) unseres Partners RICOH, die auch wir intern in der Vater Unternehmensgruppe nutzen. Denn um unsere Kunden bestmöglich beraten zu können ist uns wichtig, alle Produkte zuvor ausgiebig selbst getestet zu haben.

Wie verändern sich die Postausgangs- und Posteingangsprozesse durch die Nutzung von RIDX?

Jörg Riemann: Mit der intelligenten Lösung RIDX können sämtliche Dokumententypen ganz einfach und schnell ins RIDX Portal gedruckt werden. Dies geschieht allerdings nicht an einem lokalen Drucker, sondern auf dem virtuellen RICOH Druckertreiber, der reibungslos und schnell zu installieren ist. Zusätzlich ist RICOH Partner im TRAFFIQX Netzwerk. Auf dem TRAFFIQX Portal werden Sie mit Ihren Lieferanten und Kunden elektronisch verknüpft und Ihre Dokumente werden automatisch in das Wunschformat Ihrer Empfänger umgewandelt und versendet. Sollte der Empfänger seine Posteingangsprozesse noch nicht auf einen elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben, werden weiterhin Dokumente in Papierform versendet. Den Druck und die Endverarbeitung übernimmt RICOH.
Auch das Empfangen von Dokumenten mit RIDX läuft ähnlich einfach und effizient ab. Rechnungen können direkt im RIDX Portal empfangen werden. Durch interne Prozesse können dann, zum Beispiel mit einer DMS-Lösung, workflowbasiert Rechnungen validiert, Abteilungen informiert und auch Zahlungsvorgänge durchgeführt werden. Rechnungen, die per Post oder Mail eintreffen, müssen z.B. mit einer App gescannt werden, um so dem Prozess hinzugefügt werden zu können. Hierfür bietet RICOH drei Möglichkeiten der Verarbeitung. Entweder Sie lassen die Daten direkt mit einem RICOH Multifunktionsdrucker in den Posteingangsprozess übertragen oder Sie lassen Ihre Rechnungen über die RICOH Service Intelligente Workflow Automatisierung digitalisieren. Alternativ können Sie Ihre Rechnungen auch direkt von RICOH Personal digitalisieren lassen und Ihrem Posteingangsworkflow hinzufügen.

Welche Vorteile bietet eine Digitalisierung des Posteingangs und Postausgangs über Ricoh IDX?

Jörg Riemann: Die Nutzung von RIDX hat eine Vielzahl an Vorteilen:

• Zum einen wird Ihnen eine einfache und anwenderfreundliche Plattform geboten, der Unternehmen ohne großen IT-Projektaufwand beitreten können und wofür Sie keine Investitionen in Hardware oder Software tätigen müssen.
• Zum anderen erfüllt RIDX alle wichtigen Sicherheitsstandards, sodass der Versand Ihrer Dokumente sicher und nachvollziehbar erfolgt.
• Darüber hinaus ist RIDX DIN EN ISO 27001 zertifiziert, weshalb Unternehmen auch beim Thema Datensicherheit und Archivierung alle sicherheits- und datenschutzkonformen Regularien einhalten.
• Alle gesetzlichen Anforderungen von Behörden, wie XRechnung, ZUGFeRD und Aufbewahrungsrichtlinien werden erfüllt.
• Zusätzlich kann durch das elektronische Versenden von Dokumenten der CO2 Ausstoß verringert und somit die Umweltbilanz verbessert werden.
• Ein in der aktuellen Situation besonders wichtiger Punkt ist außerdem die Kompatibilität mit den Arbeitsmodellen des zeitlich und örtlich flexiblen Arbeitens.
• Aus wirtschaftlicher Sicht lohnt sich eine Umstellung ebenfalls. Pro Rechnung erfolgt beim Versand eine Kostenersparnis von bis zu 75%. Beim Empfang sind es bis zu 50%.

Wir sind gerne für Sie da!
Sie haben Fragen zu den Themen Digitalisierung des Dokumentenversandes bzw. -empfangs und Document Processing oder wünschen eine individuelle Beratung? Dann kontaktieren Sie unser Document-Processing-Team von Vater IT.  

Vater Business IT GmbH
Tel.: +49 40 299935-2053
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