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Spätestens seit dem aktuellen Regierungsbeschluss zum „Lockdown-Light“ wird eines deutlich: COVID-19 beeinflusst nach wie vor unser aller Leben und die Kontaktverfolgung im Falle einer Infektion ist essenziell, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Umso wichtiger ist es, dass auch Unternehmen weiterhin zur Kontaktverfolgung beitragen. Um diesen Prozess bestmöglich zu optimieren, arbeitet unser Team von Vater IT momentan an einer Lösung, um den gesamten Datenerfassungsprozess zu digitalisieren und somit papierlos zu gestalten. Unser Kollege René Bauszus ist als vertrieblicher Ansprechpartner an dem Projekt beteiligt und berichtet uns, warum sich der Umstieg auf eine digitale Erfassung von Besucherdaten lohnt.
Was versteht man unter digitaler Anwesenheitsregistrierung?
René Bauszus: Im Rahmen der aktuellen Vorschriften zum Infektionsschutz, haben bestimmte Unternehmen die Dokumentationspflicht externe Besuche auf dem eigenen Firmengelände zu erfassen. Die digitale Anwesenheitsregistrierung ermöglicht die Dokumentation dieser Anwesenheiten in digitaler Form und trägt dabei zur papierlosen Kontaktnachverfolgung im Falle einer Infektion bei.
Welche Relevanz hat das Thema?
René Bauszus: Die Datenerfassung dient als essenzieller Baustein zur Eindämmung von Infektionen. Viele Unternehmen erfassen diese Daten aktuell noch auf Papier. Auf diesem Wege können durch Unleserlichkeit Probleme entstehen, die die spätere Kontaktnachverfolgung durch die Gesundheitsämter erschweren oder gar verhindern können. Eine zeitgemäße Alternative ist daher die digitale Anwesenheitsregistrierung.
Bei der Erfassung der Anwesenheiten wird mit sensiblen Daten gearbeitet - wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
René Bauszus: Da es sich bei der Erfassung von Besucherdaten um personenbezogene Daten handelt, müssen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachtet werden. Datenschutzkonformität ist jedoch bei der Erfassung in Papierform nicht ausreichend gegeben, da die Daten meist frei zugänglich bspw. am Empfang ausliegen. Bei der digitalen Lösung von Vater IT werden die Daten nach der Befüllung des digitalen Formulars direkt in eine Excel-Liste geschrieben und an einem geschützten Ort abgespeichert. Individuelle Zugriffsrechte sorgen zudem dafür, dass nur ausgewählte Personen einen Zugriff erhalten und somit kein Einblick für Dritte möglich ist.
Welche Vorteile ergeben sich durch die digitale Anwesenheitsregistrierung?
René Bauszus: Die digitale Anwesenheitsregistrierung bietet gegenüber der Erfassung von Besucherdaten auf Papier einige Vorteile: Zum einen wird Papier eingespart, was insbesondere für papierlose Büros relevant und auch hinsichtlich des Infektionsschutzes deutlich hygienischer ist. Zum anderen wird die Aufbewahrung der Papiere durch die digitale Abspeicherung ersetzt – mühsames Suchen der richtigen Listen bleibt so erspart. Zusätzlich ist die digitale Variante deutlich flexibler nutzbar. Die Registrierung kann von jedem Endgerät an jedem Ort vorgenommen werden.
Wie können Kunden die digitale Lösung nutzen?
René Bauszus: Wir arbeiten mit einem individuell einrichtbaren Formular auf Basis von Microsoft Flow. Die Voraussetzung für die Nutzung ist ein Standard Microsoft-Abonnement, welches in fast jedem Unternehmen vorhanden und auf verschiedenen Endgeräten nutzbar ist. Zusätzlich arbeiten wir mit QR-Codes, die beispielsweise im Eingangsbereichen von Unternehmen eingescannt werden können und eine schnelle Registrierung ermöglichen. Damit stellen wir sicher, dass wir unseren Kunden mit wenig Aufwand eine sehr effiziente Lösung zur Kontakterfassung bereitstellen können.
Wir sind gerne für Sie da!
Sie möchten die digitale Anwesenheitsregistrierung auch in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann senden Sie uns gerne eine Anfrage über unser Kontaktformular: www.vater-it.de/kontakt